Überblick
Das Erstellen eines Schülerdatenexports ist eine nützliche Funktion in deinem Adminbereich, die du zum Beispiel für die Erstellung von Schülerausweisen benötigst. Mit fotograf.de/GotPhoto muss dies keine lange, mühsame Aufgabe mehr sein. Du kannst mehr Schulen gewinnen, Zeit sparen und organisiert bleiben, indem du deinen Schülerdatenexport in unserem System erstellst. In diesem Artikel werden wir die notwendigen Schritte für die Erstellung eines Schülerdatenexports erläutern.
Auftrag einrichten
Um einen Schülerdatenexport durchzuführen, muss der Fotoauftrag die Einstellungen QR-Kennzeichnung — mit Namensliste verwenden. Die erforderlichen Spalten sind Vorname, Nachname und Bezeichner. Alle anderen Spalten können leer bleiben.
Wenn Fotos hochgeladen werden, wird das erste Foto direkt nach jedem QR-Code (d. h. das Indexfoto) standardmäßig für den Schülerdatenexport verwendet. Wenn du Kund:innen erlaubst, ihr Lieblings-/Jahrbuchfoto auszuwählen, wird ihre Auswahl zum Indexfoto. Wer nicht wählt, behält standardmäßig das erste Bild.
Obwohl du das Indexfoto nach dem Hochladen manuell ändern kannst, kann dies je nach Anzahl der fotografierten Schüler zeitaufwendig sein. Wir empfehlen dir, dass erste Foto im richtigen Format aufzunehmen, um Zeit zu sparen.
Export erstellen
Sobald alle deine Bilder aktiviert wurden, kannst du den Schülerdatenexport mit den folgenden kurzen Schritten abschließen:
- Navigiere zum Reiter Verkauf innerhalb deines Fotoauftrags.
- Gehe unten zur Box Schülerdatenexport und klicke auf Übersicht.
- Du wirst auf eine Seite weitergeleitet, auf der du:
- sehen kannst, wer die Indexbilder ausgewählt hat
- Schüler mit fehlenden Daten oder Fotos überprüfen kannst (du kannst die Liste herunterladen, die alle Galerien/Schüler mit Problemen enthält)
- deinen Export erstellen kannst, indem du den schwarzen Button Export erstellen oben links auf deinem Bildschirm klickst.
- frühere Exporte über den Button Aktionen neben dem Export ansehen und herunterladen kannst.
- Klicke auf den blauen Button + Export erstellen in der oberen rechten Ecke, um den Exportvorgang zu starten
- Im nächsten Fenster wähle die Datenquelle, aus der du deinen Export erstellen möchtest (1), und wie du deinen Export filtern möchtest, falls überhaupt (2). Die Filteroption bestimmt nur, welche Bilder der Personen im Export enthalten sind, nicht wie sie gruppiert werden.
Klicke Weiter, um fortzufahren. - Auf der nächsten Seite wähle das Format Angepasst für deinen Export aus (1). Danach wähle den Exportgröße (2) und den Bild Dateityp anpassen (3).
Der normalerweise JPEG sein wird
Klicke Weiter, um fortzufahren. - Wähle die Einstellungen für deine exportierten Dateien aus:
- Wähle einen Dateinamen aus: Wähle das Format für die Dateinamen im Export.
- Ersetze Leerzeichen im Dateinamen durch Unterstriche:Wenn du Subjektnamen für die Dateinamen verwendest, kannst du Leerzeichen durch Unterstriche ersetzen.⚠ Wichtig: Einige Zeichen, wie z. B. Punkte, können nicht aus dem Bezeichner-Feld in deinen Export übernommen werden.
Hier ist eine vollständige Liste der erlaubten Zeichen.- Alle Standard-Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung.
- Alle Zahlen
- Leerzeichen und Unterstriche (Leerzeichen werden während des Exports automatisch in Unterstriche umgewandelt)
- Apostrophe
- Folgende diakritische Zeichen:
ÀÁÂÃÄÅÆ Ç ÈÉÊË ÌÍÎÏ Ð Ñ ÒÔÕÖ ÙÚÛÜ Ý Þ ß àáâãäåæ ç èéêë ìíîï ðñòóôõö ùúûüý þ ÿ Šš ČčĆć Đđ
- Schüler ohne Fotos oder mit unvollständigen Daten exportieren: Dies wird nicht empfohlen, es sei denn, Schulen fordern es an.
- Schülerdaten als CSV-Datei einbinden: Im Wesentlichen ist dies ein Export der Schülerdaten, wie sie in der Namensliste des Auftrags erscheinen.
- Zusätzliche Datei einbeziehen: Du kannst zusätzliche Dateien hochladen, um sie als Teil des Exports an die Schule zu senden.
- Klicke auf Vorschau, um fortzufahren.
- Auf dem folgenden Bildschirm siehst du einige wichtige Einblicke in den von dir eingerichteten Schülerexport.
Die obere Leiste zeigt eine visuelle Darstellung davon, wie viele Schüler, Fotos oder Daten fehlen und wie viele Zugangscodes Schüler fehlen:
Der nächste Abschnitt zeigt das Format und die Einstellungen deines geplanten Exports und bietet die Möglichkeit, Listen mit fehlenden Schülern und Schülern herunterzuladen:
Der Abschnitt Fehlende Schüler bietet dir einen detaillierten Einblick in Schüler, denen Fotos oder erforderliche Daten fehlen:
Daten können aktualisiert werden, indem auf Aktionen → Bearbeiten geklickt wird. Fehlende Fotos müssen innerhalb des Reiters Fotoverwaltung hochgeladen werden.
Schließlich zeigt der Abschnitt Bereit zum Export eine Liste aller Schüler, die für den Export bereit sind:
Du kannst das Dropdown-Menü Aktionen verwenden, um ein alternatives Foto unter Schülerfoto auswählen auszuwählen.
- Klicke auf den blauen Button Schülerexport ausführen in der oberen rechten Ecke, um deinen Export zu starten.
Zusammenfassung
Indem du die beschriebenen Schritte befolgst, von der Einrichtung der notwendigen Parameter bis zur Durchführung des Exports, kannst du einfach organisierte Exporte für deine Schulen generieren.
Diese Funktion optimiert nicht nur deinen Arbeitsablauf, sondern bietet auch Einblicke in fehlende Daten oder unvollständige Fotos und gewährleistet so einen reibungslosen Ablauf beim Schülerdatenexport.