Kurzguide: Abibälle fotografieren

Die 8 wichtigsten Schritte zum Erfolg

Für Abiturient:innen ist ihr Abiball ein einmaliges und emotionales Ereignis. Eine wichtige Phase in ihrem Leben endet. Zum letzten Mal sehen sie ihre Freund:innen im Schulkontext. Alle sind festlich gekleidet und freuen sich über die Möglichkeit, sich mit Freund:innen und Familie professionell fotografieren zu lassen. Die besten Voraussetzungen für guten Umsatz. Dazu kommt, dass Abibälle von Jahr zu Jahr größer gefeiert werden.

All das bietet genug Gründe, um sich eingehender mit der Abiballfotografie zu beschäftigen, wenn du das nicht ohnehin schon tust. Hier jedenfalls erfährst du, wie du Abiballaufträge in 8 Schritten erfolgreich zum Verkaufsstart führst.

In unserem zusätzlichen Dowloadpaket zum Thema Abiball haben wir viele Inhalte für dich zusammengestellt:

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1. Akquise: So gewinnst du Abiballaufträge

Entscheidend für die Auswahl von Fotograf:innen ist sicher deine Webseite und dass sie gut auffindbar ist. In Anbetracht deiner jungen Zielgruppe kann auch ein attraktiver Auftritt bei Social Media großen Einfluss auf den Entschluss haben. Abibälle werden häufig von den Schüler:innen selbst organisiert. Versuche daher, die Verantwortlichen direkt zu kontaktieren. Das Abiballkomitee erreichst du über persönliche Kontakte, die Schüler:innenvertretung, Lehrkräfte oder das Sekretariat der Schule. Die wichtigste Akquisezeit beginnt nach den Sommerferien, wenn die Abiballkomitees sich zusammenfinden.

2. Ablaufplan und Rahmenbedingungen

Hast du einen Auftrag gewonnen, dann entwickle einen Ablaufplan mit den Abiturient:innen und beziehe relevante Personen mit ein. Kläre folgende Punkte:

• Wann und wo findet der Abiball genau statt?
• Wie ist der zeitliche Ablauf des geplanten Programms?
• Wann und wo ist die Zeugnisübergabe? Sollst du diese auch fotografieren?
• Wer sind die richtigen Ansprechpartner:innen vor Ort (Name, Mobilnummer, Whatsapp etc.)?
• Wo und wann kannst du das große Gruppenfoto der gesamten Stufe machen? Kläre mit den Organisator:innen, dass dieses Foto am besten als erstes und noch vor dem Einmarsch der Abiturient:innen in den Saal gemacht werden sollte und alle darüber informiert werden müssen.
• Wie sehen die örtlichen Begebenheiten aus (Zugänge, Parkplätze etc.)?
• Wo kannst du dein mobiles Studio aufbauen? Günstigstenfalls sollten dort viel Publikumsverkehr, ausreichend Platz und Zugang zu Steckdosen vorhanden sein.
• Gibt es ein Motto, das du für die Gestaltung des mobilen Studios nutzen kannst?
• Vielleicht hast du ja auch eine Fotobox, die du den Abiturient:innen zusätzlich anbieten möchtest?
• Lass dich als offizielle:n Fotograf:in bestätigen. Ein Buchungsformular findest du im Downloadpaket.
• Lege rechtzeitig Produkte und Preise in deinem Onlineshop fest.
  
  

3. Weitere Vorbereitungen

Es ist wichtig, die Gäste vor Ort ausführlich zu informieren, wann und wie sie die Fotos bestellen können.

Für einen reibungslosen Workflow bereite daher folgendes vor:

• Kennwortgeschützten Fotoauftrag bei fotograf.de
• Visitenkarten mit Passwort und Rabatt nach Vorlage etc. (siehe Downloadpaket), 500 Stück ist dafür eine bewährte Anzahl
• Stichwort „DSGVO“: Bei einem Abiball ist es dir als Fotograf:in kaum möglich, vorab die Einwilligung aller Teilnehmer:innen einzuholen. Deshalb kann sich die Rechtmäßigkeit des Fotografierens auf ein berechtigtes Interesse zurückführen lassen. Du bist dazu verpflichtet, darauf hinzuweisen, dass der Aufnahme von Fotos widersprochen werden kann. Auf einen solchen Widerruf kannst du auf deinen Plakaten, Roll-Ups und Visitenkarten hinweisen. Sofern jemand Gebrauch von seinem Widerrufsrecht macht, darfst du keine weiteren Fotos von dieser Person aufnehmen bzw. die bereits aufgenommenen Fotos nicht zum Verkauf bereitstellen.
• Passende Accessoires für das Shooting im mobilen Studio (z.B. Konfetti, Schilder oder Sprechblasen mit Sprüchen, Hüte, lustige Sonnenbrillen)
  
  

4. Vorbereitung vor Ort

Vor dem großen Ansturm solltest du folgende Aufgaben erledigen. Plane einen Zeitpuffer ein, um auf unvorhergesehene Situationen reagieren zu können:

• Baue dein mobiles Studio möglichst direkt im Festsaal auf, alternativ im Foyer. Nebenräume empfehlen wir nicht, da sich selten Gäste dorthin verirren. Frage das Hauspersonal, ob du eventuell einen Fluchtweg versperrst. Die Verkabelung solltest du abkleben.
• Verteile deine Visitenkarten oder Informationsflyer am Eingang und auf den Tischen.
• Kläre Rahmenbedingungen und Programmplan mit den Organisierenden ab. Lass z.B. die Moderator:innen auf dich hinweisen.
• Suche rechtzeitig einen passenden Ort für das große Gruppenfoto von der gesamten Stufe.

 5. Offizielle Programmpunkte

Sei dir bewusst, dass viele Eltern auch selbst über eine gute Fotoausrüstung verfügen. Nutze daher deine Vorteile als offizielle:r Fotograf:in.

• Zeugnisübergabe: Findet eine Zeugnisübergabe statt, sichere dir einen Platz auf der Bühne mit optimaler Perspektive. Eltern lieben diese Fotos! Der Effekt ist außerdem, dass du von jedem gesehen und als Fotograf:in wahrgenommen wirst. Fotografiere jede:n Abiturient:in mit der überreichenden Person von einer guten Position auf der Bühne. Scheue dich nicht davor, sie konkret anzuweisen und ins „rechte Licht“ zu rücken. Schließlich möchten alle eine schöne Erinnerung von dem Moment.
• Gruppenfoto: Kläre mit dem Abiballkomitee, wann du das Gruppenfoto machst. Hundert Schüler:innen in Position zu bringen ist zeitintensiv, lohnt sich aber, da so eine einzigartige und wichtige Erinnerung aus der Schulzeit entsteht. Überlege dir, wie du die Abiturient:innen am besten stellst, sodass alle Personen gut zu erkennen sind. Tipp: Lass am Ende der Fotoserie zwei Konfettikanonen von zwei Personen „zünden“, die jeweils am rechten und linken Rand stehen, um noch ein eindrucksvolles „Spaßbild“ zu machen.

Die Fotos im mobilen Studio (siehe nächster Punkt) sind ohne Zweifel die wichtigsten Umsatzbringer. Aber auch Reportagebilder vom Programm, ggf. der Zeugnisübergabe etc. werden sehr gern gekauft. Wenn die Abiturient:innen mit Familien alle im Saal sitzen, weil das Programm stattfindet, solltest du den Moment nutzen und die Familien an den Tischen fotografieren sowie das Rahmenprogramm dokumentieren.

6. Mobiles Fotostudio

Fotografiere möglichst viel im mobilen Studio, denn diese Fotos werden sehr gerne gekauft! Wir empfehlen, möglichst viele unterschiedliche Konstellationen abzulichten. Im Idealfall bildet sich eine kleine Schlange. Motiviere die Schüler:innen zu folgenden Fotos:

• Familien- und Einzelfotos: Erfahrungsgemäß stellen sich die Familien mit den Abiturient:innen an bzw. kommen gemeinsam zum Studio. Nutze die Gelegenheit für folgende Serien: Abiturient:innen einzeln, mit Geschwistern, mit Eltern, mit jeweils einem Elternteil, mit Opa und Oma zusammen, mit jeweils Oma oder Opa, mit der gesamten Familie. Dann auch: nur die Eltern, nur Oma und Opa usw. Also möglichst viele unterschiedliche Zusammensetzungen.
• Gruppenfotos mit Freund:in, Freundeskreis, Lehrer:innen, Leistungskurs etc.

 7. Fotos online bereitstellen

Stelle die Fotos nach dem Abiball zügig im Onlineshop bereit. Der Fotoverkauf läuft immer besser, wenn die Emotionen noch frisch sind. Fotoauswahl, Nachbearbeitung und Upload sollten schnell durchgeführt werden. Adobe Lightroom z.B. beschleunigt deinen Workflow durch die praktische Fotoverwaltung und Möglichkeiten zur zügigen Bearbeitung.

• Bildbearbeitung: Übertrage die Fotos auf deinen Rechner und starte die Bearbeitung, z.B. mit Lightroom. Exportiere die thematisch unterschiedlichen Serien in jeweilige Ordner (Alben) mit nicht mehr als 200 Fotos pro Album und in einer Auflösung von 3500 px für die lange Kante, z.B. so:
  • Gruppen- bzw. Jahrgangsfotos
  • Studio Teil 1, Studio Teil 2, ...
  • Zeugnisübergabe Teil 1, Zeugnisübergabe Teil 2, ...
  • Reportage Saal Teil 1, Reportage Saal Teil 2, ...
  • Freundschaftsfotos
• Upload: Lade die Fotos nun hoch: entweder direkt mit Lightroom, EasyUpload (fotograf.de), ordnerweise per sFTP oder über den Browser. Denk daran, vor dem Upload ein Wasserzeichen auszuwählen, um deine Fotos zu schützen.
• Kommunikationsprofil: Hinterlege in deinem Fotoauftrag ein passendes Kommunikationsprofil, damit alle Interessent:innen automatisch über den Verkaufsstart, Gutscheinfristen und ggf. die Archivierung der Fotos informiert werden. Wenn du über zusätzliche Kontakte zu Schule oder Abiballkomitee verfügst, nutze möglichst auch die. Vielleicht verbreitet das Komitee die Information über eine WhatsApp-Gruppe o.Ä.Gruppenfotos mit Freund:in, Freundeskreis, Lehrer:innen, Leistungskurs etc.
  
  

8. Starte den Verkauf ...

... und fertig! Herzlichen Glückwunsch! Wir übernehmen den Rest: Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung sowie Laborproduktion und Versand direkt zu allen Bestellenden nach Hause.