Gruppen- oder Klassenauftrag ohne Namensliste einrichten

Inhalt

• Überblick
• Deinen Fotoauftrag erstellen
• Zugangstyp wählen und QR‑Karten planen
• Fotoauftragseinstellungen konfigurieren
• QR‑Karten generieren und verteilen
• Fototag durchführen
• Nach dem Fototag: Kontakte & Upload
• Auftrag verkaufen und kommunizieren
• Shopansicht prüfen
• FAQs
• Zusammenfassung

Überblick

Dieser Leitfaden zeigt, wie du einen Gruppen‑ oder Klassenauftrag effizient und DSGVO‑konform einrichtest – ohne Namensliste. Du nutzt dabei QR‑Codes pro Gruppe/Klasse, sammelst Einwilligungen und kontaktierst Eltern automatisiert.

Begriffsklärung: Unter QR Tagging verstehen wir das Fotografieren einer QR‑Karte vor dem Gruppenfoto. So ordnet das System die Bilder dem richtigen Gruppen‑Zugangscode zu.

Deinen Fotoauftrag erstellen

Lege den Auftrag an und wähle den passenden Auftragstyp.

1. Erstelle einen neuen Auftrag.
2. Wähle den Typ Nur Klassenfotos. Bei Sport: den jeweiligen Sporttyp.

Zugangstyp wählen und QR‑Karten planen

Lege fest, wie Eltern Zugriff erhalten, und plane ausreichend QR‑Karten.

1. Wähle den Zugangstyp Zugangscode für jede Person und die Methode QR Tagging (hier genutzt als ein Code pro Gruppe/Klasse).
2. Gib die benötigte Anzahl an QR‑Karten an. Plane einen Puffer für zusätzliche Gruppen (z. B. Betreuer:innen, Lehrer:innen) ein.

Fotoauftragseinstellungen konfigurieren

Richte Preise, Versand, Archivierung und Kommunikation passend für Gruppenfotos ein.

1. Preisliste hinzufügen. Enthält idealerweise nur Gruppenabzüge; bei mehreren Motiven ein Sparpaket anbieten. Aktiviere die Verfügbarkeit für Einzelfotos, da die Gruppenbilder im Bereich Einzelfotos hochgeladen werden.
   
   
2. [Empfohlen] Auftragsgutschein hinzufügen (umsatzsteigernd).
   
3. Versand einstellen. Für Lieferung an die Einrichtung: Sammelversand aktivieren und Frist setzen. Bei Direktversand an Eltern ist keine Aktion nötig.
   
4. Archivierung planen. Archivierungsdatum setzen und Folgeaktion definieren.
   
5. Automatisierte Kampagne aktivieren. Automatisierte Kampagne hinzufügen und Texte für Gruppenfotos anpassen.
   
6. [Empfohlen] Auftragsregistrierung in den erweiterten Auftragseinstellungen aktivieren, um E‑Mail‑Adressen zu sammeln (als optional setzen und so konfigurieren, dass das Formular nach jedem Login erscheint).
   
   

QR‑Karten generieren und verteilen

Erzeuge DSGVO‑konforme QR‑Karten und plane die Verteilung.

1. Wechsle zum Reiter Tagging und generiere QR‑Karten im A4‑DSGVO‑Design (inkl. Einwilligung).

• [Optional] Für individuellen Einwilligungstext: In den Designeinstellungen Hintergrund: Angepasst wählen. Dort findest du auch PDF‑ und PSD‑Vorlagen.
• Pro‑Tipp: Lege eine Übersicht an (Gruppe/Klasse ↔ QR‑Zugangscode ↔ erwartete Kinderzahl). Diese hilft später beim Ergänzen von Kontaktdaten.
  
• Vervielfältige jede QR‑Karte so oft, wie Kinder/Schüler:innen vorhanden sind, plus ~10 % Reserve. Verpacke je Klasse/Gruppe in beschriftete Umschläge und verteile sie idealerweise 2–3 Wochen vor dem Fototag über die Einrichtung.
• Halte eine zusätzliche Kopie jeder QR‑Karte mit Klassenkennzeichnung bereit, die du am Fototag fotografierst.

Fototag durchführen

So bleibt der Ablauf geordnet und nachvollziehbar.

• Bringe QR‑Karten pro Klasse/Gruppe und die Übersichtsliste mit (als Checkliste nutzbar).
• Sammle Umschläge mit unterschriebenen Einwilligungen ein. Die E‑Mail‑Adressen/Kontakte ergänzt du später im System.
• Fotografiere vor jedem Gruppenbild die zugehörige QR‑Karte der Gruppe (idealerweise auf einem Klemmbrett).

Nach dem Fototag: Kontakte & Upload

Übertrage Kontakte, bereite Dateien vor und lade strukturiert hoch.

1. Kontakte übertragen: Trage die Elternkontakte aus den Einwilligungen in deine Übersicht ein und gleiche sie mit bereits registrierten Einträgen ab.
2. Markieren, was fehlt: Notiere E‑Mail‑Adressen, die nach Aktivierung noch einem Gruppen‑Zugangscode zugeordnet werden müssen. Fotografiere die betreffenden Einwilligungsabschnitte (für die spätere Datenerfassung).
3. Fotos hochladen: Benenne Dateien nach Gruppen/Klassen, nutze Unterordner je Gruppe/Team. Lade die Gruppenbilder zusammen mit den entsprechenden Einwilligungsabschnitten im Bereich Einzelfotos des passenden Albums hoch.
   [Empfohlen] Upload via EasyUpload. Achte auf die Sortierung vor der Aktivierung: zuerst Einwilligungsabschnitt mit QR‑Code, dann Gruppenbilder. Aktiviere anschließend den Zugangscode je Album.
   
4. Kontaktdaten nachtragen: Öffne das Foto des Einwilligungsabschnitts → Einzelne verwalten → Potenzielle Käufer hinzufügen (z. B. Elternteil). Rechts erscheint eine vergrößerte Karte zum komfortablen Übertragen.
   
   

Auftrag in den Verkauf stellen und kommunizieren

Starte den Verkauf und informiere zielgerichtet.

• Stelle sicher, dass alle Einstellungen gespeichert sind, und schalte den Auftrag auf Verkaufen.
• Informiere die Einrichtung, damit diese die Eltern über interne Kanäle benachrichtigt.
• Deine automatisierte Kampagne informiert bereits registrierte Eltern automatisch.

Shopansicht prüfen

So sehen Kund:innen die Gruppenbilder im Shop.

FAQs

Wie viele QR‑Karten soll ich pro Klasse drucken?

Drucke pro Kind/Schüler:in eine Karte und halte ca. 10 % Reserve bereit (z. B. für fehlende oder zusätzliche Kinder/Gruppen).

Warum lade ich Gruppenfotos im Bereich „Einzelfotos“ hoch?

Damit die QR‑Zuordnung (Einwilligungsabschnitt → Gruppenbilder) korrekt in einem Album erfolgt und die Sortierung steuerbar bleibt.

Was passiert, wenn Eltern sich bereits registriert haben?

Beim Nachtragen von Kontaktdaten gleichst du mit vorhandenen Registrierungen ab. So vermeidest du Duplikate und stellst die korrekte Zuordnung sicher.

Zusammenfassung

Du richtest einen Gruppenauftrag ohne Namensliste ein, indem du QR‑Karten pro Gruppe/Klasse nutzt, Einwilligungen sammelst und Eltern automatisiert informierst. Konfiguriere Preise, Versand, Archivierung und Kampagnen, fotografiere am Fototag jeweils die Gruppen‑QR vor dem Gruppenbild, lade Bilder in strukturierter Reihenfolge hoch und trage fehlende Kontakte nach. So bleibt der Prozess DSGVO‑konform, effizient und gut skalierbar.