Schüler:innendaten in einen Fotoauftrag hochladen

Überblick

Um deinen Arbeitsablauf zu vereinfachen und QR-Karten mit den Daten von Schüler:innen sowie Lehrkräften und Klassenangaben zu personalisieren, kannst du Schüler:innendaten in einen Fotoauftrag hochladen. Sie sind auch erforderlich, um Schülerdatenexporte für Jahrbuchfotos oder Schülerausweise zu erstellen. In diesem Artikel werden wir die Schritte zum Hochladen von Schüler:innendaten sowie das Ersetzen einer veralteten Liste besprechen.

Schüler:innendaten hochladen

1. Wähle die Kennzeichnungsmethode QR-Tagging – mit Namensliste und lade die CSV-Vorlage auf der rechten Seite des Bildschirms herunter. 
2. Öffne die CSV-Vorlage mit Microsoft Excel oder Google Sheets. Andere Tabellenkalkulationssoftware (z. B. Apple Numbers) kann Probleme verursachen.
3. Kopiere deine Schüler:innendaten in die entsprechenden Spalten der Tabelle. Wenn du die Daten für alle Spalten, die die Vorlage bietet, nicht zur Verfügung hast, lasse diese einfach leer. Alternativ kannst du diese Spalten auch löschen. Stelle sicher, dass deine Daten keine beschädigten Zeichen enthalten und im UTF-8-Format vorliegen. Wenn der Name zum Beispiel als Am�lie anstelle von Amélie geschrieben ist, wird die Namensliste nicht korrekt importiert und es können Probleme auftreten. Erfahre mehr dazu hier.
   

    

   Spaltendefinitionen: 

   Die meisten Spaltennamen sind selbsterklärend, aber hier sind einige Erläuterungen
   • Bezeichner: Vorgesehen und notwendig für das Anfertigen von Schüler:innenausweisen (z. B. ID 12345). Bei Sportaufträgen ist dies die Spielernummer.
   • Gruppe: In Schulen ist dies eine Klasse oder Stufe (z. B. Klasse1). Bei Sportaufträgen ist dies der Teamname (z. B. Jaguars).
   • Lehrer: In Schulen ist dies normalerweise der Klassenlehrer oder die Klassenlehrerin. Bei Sportaufträgen ist dies der Trainername (z. B. Trainer Johnson).
   • Gültig bis: Dieses Feld ist für Schüler:innenausweise gedacht und sollte mit dem Datum ausgefüllt werden, an dem sie ablaufen werden.
   • Zugangscode (1): Das System erstellt automatisch eindeutige Zugangscodes für jeden Schüler bzw. jede Schülerin, aber Du kannst auch angepasste eindeutige Zugangscodes hinzufügen.
   • Zugangscode (2): Diese Spalte wird nur verwendet, wenn aktualisierte exportierte Namenslisten wieder in den Auftrag importiert werden, falls Geschwister vorhanden sind.
4. Speichere deine Tabelle als CSV-, XLS- oder XLSX-Datei.
5. Zurück auf dem Zugriffstyp-Bildschirm: Lade die Tabelle in deinen Fotojob hoch, indem Du auf Datei hochladen klickst.
6. Überprüfe auf der folgenden Seite die Informationen und klicke auf Import starten. Abhängig von der Größe der Datei musst Du möglicherweise einige Minuten warten, bis die Daten verarbeitet wurden. 
7. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, klicke auf Erledigt.

Eine andere Namensliste hochladen

Du möchtest vielleicht mehr Schüler:innen zu deinem Auftrag hinzufügen und die Namensliste aktualisieren. In welchen Fällen kannst du die Namensliste noch anpassen?

• Du hast die Namensliste noch nicht importiert: Hier kannst du einfach eine andere Namensliste hochladen, die die erste Liste überschreibt.
• Du hast die Namensliste bereits importiert, aber du hast vergessen, Schüler :innen hinzuzufügen oder du möchtest z. B. Gruppeninformationen ändern. Du hast die QR-Karten noch nicht erstellt, sodass die QR-Codes noch geändert werden können: Hier kannst du einfach den Auftrag löschen, einen neuen Auftrag erstellen und deine korrigierte Liste hochladen. Das System wird dann neue zufällige Zugangscodes für deine Schüler:innen erstellen, und es wird keine Duplikate geben.
• Du hast nur die Namen der Schüler:innen, keine potenziellen Käuferinformationen auf deiner Liste. Du hast die Namensliste bereits importiert und die QR-Karten erstellt und die Fotos gemacht. Hier möchtest du sicherstellen, dass keine Duplikate erstellt werden, wenn du bestehende Daten korrigierst.
  1. Exportiere zuerst deine bestehende Namensliste unter Namen verwalten (unter dem Reiter Einstellungen des Auftrags) In der neuen Tabelle, die du gerade exportiert hast, kannst du deine Änderungen vornehmen.
     
     ⚠ Wichtig: Du musst die ID-Spalte unverändert lassen, dies ist der Datensatzindikator von fotograf.de/GotPhoto für den Dateneintrag des Kindes. Eine Änderung würde dazu führen, dass der Re-Import nicht erfolgreich ist oder doppelte Dateneinträge erstellt werden.
     
     
  2. Nun kannst du den Button Eine andere Liste hochladen verwenden und diese bearbeitete Namensliste hochladen (in diesem Fall haben wir Gruppeninformationen hinzugefügt):  
  3. Passe nun deine Daten den Spalten von fotograf.de/GotPhoto an, achte darauf, die ID sowie die anderen Daten aus deiner Namensliste den entsprechenden Spalten zuzuordnen. Dann bestätige die Spalten. 
  4. Starte den Import.
     Nun kannst du sehen, dass die Gruppeninfo zu den bestehenden Daten hinzugefügt wurde. Keine Daten wurden geändert oder dupliziert:

⚠ Wichtig: In allen anderen Fällen, in denen du eine Namensliste ändern musst oder Daten hinzufügen musst, wende dich bitte zuerst an den Support, damit wir den Einzelfall prüfen können. 

FAQs

Kann ich meine eigene Liste hochladen?

Ja. Nach dem Hochladen wirst du gebeten, deine Daten zu überprüfen und deine Felder den Feldern der Namensliste zuzuordnen.

Eine Schule nutzt Schülernnummer, kann ich diese als Zugangscodes verwenden?

Ja, anstatt die Zugangscodespalte leer zu lassen, kannst Du diese Nummer als Zugangscodes verwenden. Beachte jedoch, dass ein Zugangscode nicht in einem anderen Auftrag verwendet werden kann. Wenn du jedes Jahr/zweimal im Jahr Fotos an der Schule machst, müsstest du einen Präfix oder Suffix zum Schülerausweis hinzufügen, wie 123456Herbst20 statt 123456. 

Kann ich mehr als 2 Kund:innen pro Schüler in meiner Namensliste hinzufügen?

Ja, Du kannst einfach die Informationen für Eltern (3) und Eltern (4) zur CSV-Vorlage hinzufügen, falls du mehr als 2 E-Mail-Adressen/Telefonnummern von Kund:innen hast:

1. Lade unsere CSV-Vorlage auf der Einstellungsseite des Auftrags herunter:
   
2. Nun füge neue Spalten ein und benenne sie genau wie die Eltern (2)-Spalten, aber mit einer 3 oder 4 (Du kannst auch die Spaltenabgleichsfunktion verwenden): Eltern (3) Vorname, Eltern (3) Nachname, Eltern (3) E-Mail, mache dasselbe für Eltern (4) (Rechtsklick, um den Screenshot in einem zweiten Fenster in Vollbild zu öffnen). Um Zeit zu sparen, speichere die Vorlage für zukünftige Aufträge, bevor du die Liste mit deinen Daten füllst:
3. Lade die Liste hoch.
4. Verwende das Abgleichswerkzeug, um sicherzustellen, dass die Käufer:innen richtig aufgelistet sind.
5. Importiere die Namensliste wie üblich.

Die Spalten in der heruntergeladenen CSV sind alle zusammengequetscht. Was soll ich tun?

Wenn du unsere CSV-Vorlage heruntergeladen hast, aber feststellst, dass die Spalten wie im obigen Screenshot aussehen, stelle sicher, dass Du die eigentliche CSV-Datei in deine Tabellenkalkulationssoftware importier hast:

1. Öffne Deine Tabellenkalkulationssoftware. 
2. Klicke in der Menüleiste auf Datei und dann auf Importieren.
3. Wähle als Dateityp CSV und klicke dann auf Importieren
4. Wähle die CSV-Datei aus, die du heruntergeladen hast.
5. Im Textimport-Assistenten wähle „Getrennt“ und klicke dann auf Weiter
6. Auf der nächsten Seite wähle unter Trennzeichen nur Semikolon und dann klicke auf Fertigstellen.
7. Die Daten sollten nun lesbar aussehen, wie unten angegeben:

Zusammenfassung

Vereinfache deinen Arbeitsablauf und personalisiere QR-Karten mit Schülerdaten-Uploads bei fotograf.de/GotPhoto. Egal ob es um die Einrichtung von Daten für Jahrbuchfotos oder Schülerausweise geht, lade einfach Schülerinformationen hoch und verwalte sie. Von der Definition von Kategorien bis zur Aktualisierung von Listen, fotograf.de/GotPhoto vereinfacht den Prozess und stellt dir eine problemlose und effiziente Lösungen für das Erfassen und Organisieren von Schülerdaten bereit.